→ Local à la MJC de Carcassonne :
Après de nombreuses sollicitations à l’initiative de Michel et avec l’aide d’Yvon la mairie de Carcassonne nous héberge gracieusement dans un joli local de 15m2, (donc pas de loyer), chauffage et électricité compris, seul le téléphone est à notre charge. Un grand merci à eux !
La convention reconductible jusqu’à 12 ans nous donne accès à la salle de réunion pour 8 personnes (réservation rapide auprès du service des associations de la mairie) et accès à la salle de l’odéum (demande à faire une quinzaine de jours avant). Cela va nous permettre de nous remettre à flot au niveau de la trésorerie. En effet, en 2024 nous avons eu un gros déficit (impacté par la fête des 60 ans,et le loyer) et nous serons aussi en déficit en 2025 en raison du loyer que nous avions précédemment et des réservations pas au niveau espéré.
→ Secrétariat : Renouvellement du contrat CDD de Sandrine pour 6 mois.
→ Tarifs locations :
Lors de la dernière réunion de bureau les tarifs des appartements ont été revus comme suit pour la saison 2025-2026 à partir du premier Octobre 2025.
Ax les Thermes : vacances scolaires 440 € au lieu de 420 €, hors vacances 340 € au lieu de 320 €.
Luchon : inchangé par rapport à l’an dernier soit vacances scolaires 380 €, hors vacances 290 €.
Rosas : vacances scolaires 540 € au lieu de 520 €, hors vacances 510 € au lieu de 430 €
St Tropez : 490 € au lieu de 470 €

Noirmoutier :
Comme évoqué en réunion de bureau les coprésidents se sont réunis (avec l’aide de Sandrine) le 15 Octobre 2025 pour élaborer une grille de tarifs des mobil homes :
En plus des montants des emplacement (15000€), nous avons dû régler le prix des stationnements des véhicules (4500€), l’assainissement 56 € et l’état des lieux 35€, par mobil-home et par an, à cela se rajoute quelques réparations à effectuer chaque année.
Nous avons donc tenu compte de ces éléments et nous avons regardé ce que font les autres COS, notre volonté étant de rester parmi les moins chers du camping Les Onchères.
La saison 2026 Le camping Ouvrira du 01-04-2026 au 30-09-202.
Nous avons proposé de segmenter les tarifs en 6 périodes :

• Du 01 au 26 avril : 190 € la semaine

• Du 26 avril au 21 juin : 210 € la semaine

• Du 21 juin au 05 juillet : 340 € la semaine

• Du 05 juillet au 23 aout : 630 € la semaine

• Du 23 aout au 13 septembre : 340 € la semaine

• Du 13 septembre au 30 septembre : 190 € la semaine

Le COS 49 propose de nous louer ponctuellement les logements et de nous reverser 70% de leur tarif.
Avec ces tarifs, si toutes les périodes étaient louées nous pourrions espérer près de 43000 € de recettes !
Il existe une option WIFI payante, le CA valide de ne pas opter pour ce choix cette année (peu de demande des clients), souvent les gens utilisent leur forfait téléphonique personnel.
Conditions de location :
Nous avons eu quelques annulations, certaines justifiées d’autres moins.
Afin d’éviter les polémiques nous allons être plus rigoureux en prenant exemple sur les consignes du COS 49 ; voici la politique d’annulation :
Un certificat médical ne peut pas engendrer de restituer le prix de la location.
C’est aux adhérents de prendre une assurance pour limiter ce risque
Nous validons le dépôt de garantie nommé ARRHES d’un montant de 30% du prix de la location, puis le client paye la totalité du séjour «au plus tard 30 jours avant la date de location ».

En cas d’annulation :
- Entre 59 et 15 jours inclus avant la date du séjour, il sera retenu 15 % du montant total de la facture.
- Entre 14 et 8 jours inclus avant la date de départ, il sera retenu 50 % du montant total de la facture.
- Moins de 7 jours inclus avant la date du départ, il sera retenu 100 % du montant total de la facture.
Néanmoins, dans tous les cas, une retenue de 30,00 € sera appliquée au titre de gestion du dossier.
→ Carte adhésion 2026 et mises à jour diverses :
Nous allons simplifier l’imprimé et la carte avec la mise en place des nouveaux tarifs 14 € pour une carte simple et 20 € pour une carte couple.
Par la même occasion, les mises à jour de nos adresses sont adressées au fil de l’eau à tous nos interlocuteurs.
Nous allons également refaire les tampons et actualiser l’intitulé du compte bancaires, mettre en place la procuration pour le courrier...
→ Communication :
Il est important de travailler notre communication avec :
1) Envoi d’un courrier et mail en priorité aux clients qui ont loué en 2025 à Noirmoutier dans les prochains jours,
2) Envoi d’un courrier et mail à tous les adhérents le 1er décembre,
3) Création d’un Groupe Facebook, Yvon maîtrise la technique va s’en charger .il va le mettre en route, Pierre, Marc lui apporteront leur aide,
4) Mise à jour google car nous sommes sur les anciennes adresses,
5) Pierre transformera la fiche de nos offres en support flyer, moyen de communication publicitaire papier utile à distribuer à nos adhérents, plus moderne, plus souple,
Il faut surtout que nos axes de communications soient cohérents (écrit, Facebook, site internet...

→ Moyens de paiements :
Les seuls modes de paiement par chèque et en espèces ne suffisent plus, il faut envisager le paiement par carte bleu, afin de mieux s’adapter à la clientèle. Aussi une réflexion va être menée afin de se doter soit du système « SumUp » soit d’« Asso connect ». Il nous faut disposer d’un système qui permet le paiement par CB au bureau mais aussi à distance. Il faudra sûrement doter Sandrine d’un téléphone
portable (voir pour débloquer celui que nous a donné Christiane)
En attendant il est décidé que Sandrine propose le paiement par virement
→ Vœux et AG 2026 :
Il convient déjà de chercher un local pour la cérémonie des vœux 2026 ainsi que pour notre assemblée générale. 2026 étant une année d’élection cela va être plus difficile d’obtenir une salle
Pierre va solliciter Monsieur le Maire de Cazilhac dans un premier temps, en cas de réponse négative nous solliciterons celui d’Alairac.
Pour l’AG nous allons demander à René afin d’obtenir la salle de Capendu.
Notre repas de fin d’année est fixé au vendredi 12 décembre le lieu sera précisé prochainement, (vers Lézignan ci-possible)
→ Divers :
En fin d’année, nous ferons une analyse de nos résultats et une étude de notre trésorerie afin de mettre en place quelques opérations « style coups de cœur ou autre action de convivialité » au profit de nos adhérents tout en ayant pour ligne de mire la poursuite de nos activités et le paiement de notre secrétaire.
L’ordre du jour étant épuisé nous terminons cette réunion autour du traditionnel et délicieux cassoulet